IT-projektijuhtimine on tellija poolne juhtimine tehnoloogiaprojektile (ERP juurutus, pilvemigratsioon, e-pood, integreerimine, meeskonna ehitamine). Erinevus tarnija projektijuhtist on selge. Tarnija optimeerib oma tarne-aega ja marginaali; tellija projektijuht kaitseb sinu eelarvet, ajakava ja äritulemust.
Millal seda päriselt vaja on
Ettevõttel on oluline tehnoloogiaprojekt lauas. Tarnija on valitud. Leping on allkirjastatud. Ja nüüd hakkab see osa, kus enamik projekte kas õnnestuvad täielikult või lähevad rööpast välja.
Enamik Eesti keskmise suurusega ettevõtteid ei ole selleks päris valmis. Tegevjuht ei jõua projekti igapäevaselt juhtida. Sisemine IT-inimene (kui olemas) ei ole enamasti kogenud projektijuht ega tarnijaga läbirääkija. Osakonnajuhid tahavad iga oma soovi lisada scope’i. Tarnija projektijuht on tark ja professionaalne, aga tema roll on tuua projekt õigeks ajaks üle finišijoone tarnija tingimustel, mitte sinu omadel.
Signaalid, et tellija poolne projektijuht on vaja:
- Kaasatud on vähemalt 2 tarnijat või sisemist meeskonda
- Ajakava kohta tekib esimene küsimus juba enne, kui esimene sprint on läbi
- Ostuotsus tehti pakkumuste põhjal, mis olid omavahel raskesti võrreldavad
- Su sisemine tiim ei tea, mis on RACI-maatriks või kuidas seda kokku panna
- Igal koosolekul on suhtluse fookus tehnoloogial, mitte äri-tulemusel
Mida ma projektijuhina teen
Töö on jaotatud viide plokki, mida tehakse paralleelselt:
- Scope ja eelarve juhtimine. Mis on lepingu sees, mis on väljas, mis on hallis alas. Iga muudatus dokumenteeritud, ärimõju arvutatud, otsused juhtkonna ette toodud. Ei mingit “oo, aga võib-olla ka …”. Kas on hinnas või ei ole.
- Ajakava jälgimine ja riskide-juhtimine. Iga nädal on selge, kus me oleme võrreldes plaaniga. Kui ilmneb libisemise oht, tuuakse see kohe nähtavale ja arutatakse valikud: kas tempo tõsta, scope vähendada või tähtaeg nihutada. Vaikimisi ootamine, kuni midagi käest läheb, on välistatud.
- Tarnija juhtimine ja lepingu jälgimine. Ma tean, mida leping ütleb. Räägin tarnija projektijuhiga võrdsel tasemel. Kui midagi kaldub kõrvale, on see minu töö, mitte tegevjuhi õlgadel.
- Juhtkonna raporteerimine. Iga kuu kirjalik raport 2–4 lehel: kus oleme, kus on riskid, mis on otsuseid vaja. Ei mingit 40-slaidilist kvartalikoosolekut, mille pärast keegi hiljem ei mäleta, mida otsustati.
- Sisemine kommunikatsioon. Kes su ettevõttes projektiga puutub kokku ja mis nad peavad teadma. Kasutajate ettevalmistus, koolituste organiseerimine, ootuste juhtimine. Sageli jääb see osa tähelepanuta ja ütleb projekti õnnestumise kohta rohkem kui tehniline pool.
Tüüpilised takistused ja kuidas neid lahendame
Scope creep. “Kas saame ka selle väikse asja juurde panna?” Ilma juhtimiseta lõpetab projekt 40% üle eelarve. Lahendus: iga muudatus läbi formaalse change request’i, otsus juhtkonnalt, kirjalik kokkulepe uue tähtaja ja hinna kohta. Ei ole läbi chati kokku lepitud lisa ülesandeid.
Tarnijate paralleeltöö ei sünkrooni. Kaks tarnijat teevad oma osa, ja liidesekoht jääb “vaid näeme, mis välja tuleb”. Lahendus: liidesekohad on eraldi projekti-etapp, mille eest vastutab keegi konkreetne ja mida testitakse enne, kui midagi päriskasutusse läheb.
Kasutajad pole valmis. Süsteem valmis, tarnija läinud, aga töötajad ei oska seda kasutada. Lahendus: koolitus kavatsetud algusest peale (mitte “tehnika-testi ajal”), rolli-põhised juhendid, key user’ite ettevalmistus 4 nädalat enne live-i.
Juhtkond kaotab huvi keskmises faasis. Esimene entusiasm laheneb, projekt liigub omaette. Kuni ühel hommikul selgub, et ollakse 8 nädalat maas. Lahendus: kuiste juhatuse raportite konkreetsus, mitte üldjutt.
Edu mõõdikud
- Projekt läks live esimese lepingus kokku lepitud aja +/− 3 nädalat
- Eelarve püsis +/− 10% algsest kokkuleppest
- 90 päeva pärast live-i on kasutajate rahulolu üle 70% (mõõdetud lühikeses küsitluses)
- Vastuvõtu-testid läbitud ilma blokeerivate vigadeta
- Juhtkonna küsimus “mis toimub?” ei kordu kunagi enam kui üks kord kuus
Koostöö maht ja hind
Iga projekt on erinev. Töömaht ja koostöö kestus sõltuvad projekti keerukusest, kaasatud meeskondade arvust ning ajakavast. Osadel projektidel piisab paarist päevast nädalas, teistel on vaja tihedamat kohalolekut kriitilistel hetkedel.
Konkreetse pakkumuse teen pärast esimest tutvumiskohtumist, kus vaatame üle projekti seisu, mõistame ootusi ja lepime kokku, milline koostöö vorm sinu olukorda kõige paremini teenib. Kirjaliku pakkumuse saadan tavaliselt paari päeva jooksul.
Kellele see teenus ei sobi
Iga projekt ei vaja tellija poolset projektijuhti. Kui su sisemine meeskond on kogenud ja saab projekti ise hakkama, või kui vajadus on ainult üksikutel hetkedel sõltumatut nõu, siis pidev koostöö ei ole õige vorm. Esimesel kohtumisel ütlen ausalt, kas ma olen selle projekti jaoks õige inimene. Kui ei, aitan sul mõelda, milline lahendus on parem.
Vaata ka
- Sõltumatu IT-konsultatsioon Eesti ettevõtetele
- Osaajaga IT-juhi teenus (fractional CTO)
- Äri digitaliseerimise teenus
- Äriprotsesside optimeerimine
Kaalud oma tehnoloogia-projekti jaoks välist projektijuhti? Broneeri 30-minutiline tasuta vestlus. Vaatame projekti seisu ja ütleme, kas oleme õiged inimesed selleks.